第一章 总则

第一条 目的

为加强中心物资管控工作，规范中心物资管控和使用，节约资源、杜绝浪费、合理利用，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于湖南乐创公益慈善发展中心全体员工。

第三条 物资种属

中心物资包括：固定资产、办公用品、宣传用品、活动物资、礼品。

Ø 固定资产指使用期限超过一年，与中心运营有关的设备、器具、工具，包括桌椅、沙发、电灯、文件柜、电脑、打印机、传真机、投影、数码相机、移动硬盘、录音笔等

Ø 办公用品主要包括笔、打印纸、胶棒、文件夹、文件袋等办公必需易耗用品

Ø 宣传用品包括中心报纸、宣传册、宣传海报等供内部学习、外部宣传的易耗用品

Ø 活动物资为保障项目活动开展所必须的各类物品

Ø 礼品主要为日常拜访与馈赠物品

第四条 管理部门

中心物资管理部门为行政事务部。

第二章 物资请购

第五条 请购时间

办公家具、办公设备提前15天以上请购；活动物资提前3天以上请购；办公用品原则上一到两个月集中采购一次，急用物资除外，但申购程序不变。

第六条 请购流程

物资申购人根据实际工作需要，填写《物资请购单》（附件1），并合理预估费用，经本部门领导签字确认后，交行政事务部物资专干。

第三章 物资采购 

第七条 采购流程

行政事务部根据请购单核查物资库存，确认请购物资无库存或无替代物品后根据请购物品类别、名称、规格、数量，经由询价、比价后本着“物美价优”的原则核定请购人预算。

采购金额小于600元，由行政事务部长—分管副主任签字审批。采购金额大于600元，由行政事务部长—执行主任签字审批。采购金额大于1200元，由行政事务部长—中心主任签字审批。行政事务部采购人员可携会签后请购表至财务部办理手续，申请费用实施采购。

第八条 灵活审批

若遇领导出差情况领导短期无法签字审批，可通过邮件、短信、微信等任一方式提交书面申请，经相关领导线上回复同意后，凭领导回复页面同申购表一并至财务部申请费用采购。请购人在领导回中心后2天内须及时补办审批手续。

第九条 应急采购

1、应急采购条件

请购人确认物资属应急必需品，在物资必须购买使用之前无足够时间走完常规物资采购流程。

2、应急采购流程

金额小于800元，经分管副主任以上领导口头或书面（邮件/短信/微信等方式）授权批准。金额大于800元小于1500元，须经中心执行主任书面授权批准。金额大于1500元，须经中心主任书面授权批准。请购人凭领导书面回复同意页面，直接至财务办理借支手续，或请购人直接垫付。事后请购人按常规采购程序进行补齐手续，并办理报销。

第四章 物资出入库及盘点

第十条 入库管理

1、对于已经采购以及受赠的新入库资产，行政事务部须当场进行验收（若是大宗或贵重物品物资专干须与申购人一同验收）并在当天办理物资入库登记手续，填写《物资入库登记表》（附件2），录入《物资总清单》（附件4）。

2、对于办公耗材和活动耗材等一次性物料，无须归还。对于员工离职归还的可继续使用设备（电脑、鼠标等），离职员工须填写《物资移交单》（附件7），将物资移交给物资专干或新员工并在表格中签字确认。若移交给物资专干，则物资专干须及时填写《物资入库登记表》并录入《物资清单》；若离职员工归还物资直接交由新员工使用，物资专干须及时做好使用登记。

第十一条 出库管理

1、对于领用已有资产，须由领用人填写《物资领用登记表》（附件5），交行政事务部负责人签字确认并予以发放。行政事务部负责人须及时填写《物资出库登记表》（附件3）。

2、对于借用资产（如书籍、剪刀、相机、录音笔等），需由借用人填写《物资借用登记表》（附件6），交行政事务部负责人签字确认后方可借用。

第十二条 物资盘点

中心物资盘点每月一次（大型活动后3天内须盘点一次），行政事务部负责人须依据《物资总清单》对中心所有物资进行清点，确保账物相符，掌握中心物资的数量及状态。对于库存紧张的物资，根据现实需要及时请购，保障供给。

第五章 物资使用、保管及遗失

第十三条 物资使用

办公用品不可据为己有，不得用办公设备干私活、谋私利。精心保管办公设备，正确使用办公用品，最大限度延长办公设备、用品使用寿命。物资须物尽其用，节约使用，大头针、曲别针等须反复使用，日常使用打印纸张须双面利用，充分发挥各类物资的最大使用效率。

第十四条 库存物资保管

库存物资由行政事务部统一管理，合理控制库存种类和数量。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存和物资积压，确保供应好、消耗低、费用少。

第十五条 物资遗失处理

若由于个人原因造成中心物资遗失，则由个人承担损失。若物资无需再补充，责任人可直接按照物资原价赔偿。若物资需补充，则责任人需在物资遗失后15天内自行购买回不低于原物资规格、质量、数量的产品。若遗失物资价值超过1000元，责任人须公开作书面检讨。

第六章 物资维修与报废

第十六条 物资维修

中心固定资产、办公设备等物资出现故障或需维护时，行政事务部负责人须尽快（不超过1小时）联系维修人员并填写《物资维修记录单》（附件8）交部门领导和分管主任批示。维修完成并经验收合格后，维修人员与行政事务部负责人须在维修单上签字确认。维修若无发票则以维修记录单作为凭证，由财务部按规定报销相关费用。

第十七条 物资报废

1、报废条件

固定资产、办公设备符合以下条件之一者，可进行报废处理：

A）设备超出自然使用年限，部件老化，性能落后，耗能高、效率低、无改造价值；

B）设备主要结构、主要部件已经损坏，虽经修理但技术能力仍无法达到使用要求；

C）维修费用较高或无法进行维修或无法修复（一般情况下，维修费用不超过物资净值的50%要予以维修）；

D）有危害人身安全与健康隐患。

2、报废流程

行政事务部负责人填写《物资报废单》（附件9），按实际情况选择直接报废或报废变卖，并报分管主任批示。报废物资变卖须由行政事务部负责人及买方在报废单上签字，变卖资金交中心财务。

第七章 附 则

第十八条  本规定如有未尽事宜或随中心的发展需调整修改的，经主任批示生效。

第十九条  本制度解释权归中心行政事务部所有。

第二十条  附件：表格范本

附件1：《物资总清单》

附件2：《物资领用登记表》

附件3：《物资借用登记表》

附件4：《物资移交单》

附件5：《物资维修记录单》

附件6：《物资报废单》

附件1：

附件2：

物资领用登记表

附件3：

物资借用登记表

附件4：

物资移交单

附件5：

物资维修记录单

附件6：

物资报废单